Aprile è un mese strategico per le strutture ricettive: è ufficialmente iniziata la primavera e i viaggiatori si guardano intorno alla ricerca di idee per godersi le prime giornate di bel tempo e festeggiare la Pasqua.

Il 2025 è un anno particolarmente favorevole da questo punto di vista, con Pasqua, 25 aprile e 1 maggio che si prestano a un unico lungo ponte.

Secondo una ricerca realizzata dall'Udicon (Unione per la Difesa dei Consumatori), un italiano su quattro ne approfitterà per fare un viaggio, e la decisione finale sarà influenzata in modo determinante dal prezzo. 

Cosa significa? Che questo è il momento perfetto per sfruttare l’email marketing per attirare nuove prenotazioni dirette e coltivare il rapporto con i tuoi ospiti.

Ecco perché in questo articolo esploreremo due tipologie di comunicazione che possono migliorare le tue performance a Pasqua e nei ponti primaverili: le newsletter commerciali con offerte speciali mirate alle prenotazioni e quelle informative per mantenere il legame con i tuoi ospiti e preparare la strada alle prenotazioni estive.

3 regole d’oro per creare strategie di email marketing che funzionano

Fare email marketing non è complesso, ma non è nemmeno un'attività che può essere improvvisata. Perché le tue comunicazioni sortiscano l’effetto desiderato, devi assicurarti di rispettare tre condizioni fondamentali:

1. Pianificare la tua campagna email nel momento giusto

Inviare la giusta comunicazione al momento giusto può fare la differenza tra un’email cestinata e una prenotazione immediata.

Ad esempio, se vuoi promuovere un’offerta per il ponte del 25 aprile, è essenziale inviare la newsletter almeno un mese prima. Questo ti permetterà di intercettare i potenziali clienti proprio nel momento in cui si stanno guardando intorno alla ricerca di idee, o di offrire uno spunto a chi ancora non aveva pensato di mettersi in viaggio.

Per riuscirci sarà necessario preparare fin dall’inizio dell’anno non solo la tua strategia di vendita (con offerte, pacchetti, ecc), ma abbinare alla strategia un calendario editoriale dove stabilire con precisione in quali momenti inviare le tue offerte e/o le tue email informative.

2. Inviare il messaggio giusto alla persona giusta

Allo stesso modo, è fondamentale personalizzare i tuoi contenuti in base alle caratteristiche specifiche dei destinatari. Questo non significa solo tradurre la tua email nella lingua di chi la leggerà, ma assicurarti che la tua offerta raggiunga solo chi potrebbe essere realmente interessato a riceverla.

Ad esempio, per promuovere un’offerta sui soggiorni ad aprile, potresti selezionare non solo gli ospiti che hanno già soggiornato da te in questo periodo dell’anno, ma anche tutti quei contatti che, in passato, ti hanno chiesto un preventivo o informazioni sulla tua struttura ricettiva.

Per riuscirci dovrai procedere a una segmentazione accurata del tuo database di contatti. Questo significa dividere i contatti in gruppi che includono parametri.

Ad esempio potrai segmentare per: 

• Attributi (sesso, compleanno, viaggi in famiglia, in coppia, ecc.), 
• Fedeltà (spesa complessiva o numero totale di notti trascorse, per identificare i tuoi ospiti migliori e più fedeli.
• Geografia (viaggiatori locali, nazionali o internazionali)
• Canale/mercato (canale di prenotazione preferito, come clienti diretti, OTA, business, ecc)

3. Coerenza del template e del tono di comunicazione

Anche se ogni campagna email può avere un obiettivo diverso, è fondamentale mantenere un template coerente e professionale, ovvero la struttura di base dell’email dovrebbe essere sempre la stessa.

Un template coerente, infatti, aiuterà i tuoi destinatari a riconoscere immediatamente la tua comunicazione e quindi a riconoscere il tuo brand. Ecco alcune linee guida da tenere a mente:

• Struttura chiara e ben definita: usa lo stesso layout per ogni campagna, con un’intestazione, un corpo centrale e una chiusura. Se c’è un invito all’azione (in inglese call to action o CTA) come ad esempio cliccare per utilizzare un buono sconto, questo pulsante dovrà essere ben visibile.
• Tono coerente: stabilisci il tono di voce del tuo brand (formale, informale, ecc) e declinalo in base alle comunicazioni, sempre restando coerente con te stesso.
• Design responsive: assicurati che le tue email siano visibili e leggibili su tutti i dispositivi, in particolare mobile, dove la maggior parte degli utenti apre le email.
• Chiarezza e semplicità: evita di sovraccaricare l’email con troppi dettagli o elementi che possano distrarre. Focalizzati su un messaggio principale che non lasci dubbi.
• Personalizzazione: se possibile, personalizza sempre le tue email con il nome dell’ospite o includendo contenuti basati sulle sue preferenze precedenti. 

Una volta rispettate queste 3 condizioni fondamentali, potrai passare alla scrittura e invio della tua comunicazione.

Come usare Smartconnect per fare email marketing efficace ad aprile

Uno degli errori più comuni che si possano fare quando si progetta una campagna di email marketing, è concentrarsi esclusivamente sull’offerta da veicolare, sottovalutando le tre condizioni appena viste. 

Il risultato è che, nonostante si offrano pacchetti davvero interessanti a livello commerciale, si rischia di “disperderli” in comunicazioni poco mirate o poco tempestive. In alternativa, alcuni albergatori scelgono di delegare l'attività di email marketing a terzi, con l’inconveniente di sacrificare parecchio budget e tempo prezioso per coordinare collaboratori e/o agenzie dedicate.

Per continuare a gestire internamente l'email marketing, ma senza complicarsi la vita, una soluzione è dotarsi di uno strumento come Smartconnect. 

Utilizzandolo non solo avrai la certezza di rispettare tutte le 3 condizioni fondamentali dell’email marketing, ma riceverai anche suggerimenti sulle newsletter da inviare. Tutto questo, in automatico.

Vediamo come!

Come pianificare l’email marketing nel momento giusto con Smartconnect

Con Smartconnect, inviare le email al momento giusto diventa facile. È il software, infatti, a suggerirti tre tipologie di newsletter per coprire tutti i momenti più strategici, senza rischiare di dimenticare occasioni importanti. Ecco quali sono:

Newsletter tradizionali

Comprendono comunicazioni come l’annuncio dell’apertura stagionale o gli auguri per le festività. Ad esempio, a Pasqua, il software potrebbe suggerirti di inviare a tutti gli ospiti che hanno soggiornato da te almeno una volta una newsletter di auguri come quella che vedi nello screenshot di esempio.

Tu potrai decidere se inviarla subito (cliccando su “Invia ora” in alto a destra) o se programmarla in un giorno diverso rispetto a quello suggerito dal software (cliccando su “invio pianificato”).

In base alle tue necessità, inoltre, potrai personalizzare la newsletter suggerita (cliccando su “Modifica layout”). Ad esempio modificando il testo per inserire il link a un articolo sul tuo blog o per invitare chi legge a visitare il tuo profilo Instagram per guardare le immagini dei festeggiamenti di Pasqua o altri aggiornamenti in diretta dalla tua struttura ricettiva.

Questo gesto semplice, ma significativo, dimostra attenzione e vicinanza, contribuendo a mantenere la tua struttura ricettiva presente nella mente dei clienti in un periodo strategico come la fine di aprile, quando molti di loro iniziano a pianificare le vacanze estive. 

Newsletter per promuovere eventi

Il software ti notificherà automaticamente l’avvicinarsi di un evento nella tua località e il messaggio da inviare per promuoverlo, targettizzando gli ospiti che potrebbero essere interessati. 

Newsletter in periodi di bassa occupazione

Se integrato con Smartpricing, Smartconnect è in grado di rilevare i momenti in cui la tua occupazione è bassa per suggerirti newsletter finalizzate ad aumentare le prenotazioni, ad esempio inserendo un tuo codice sconto precedentemente creato sul tuo Booking engine.

Come segmentare il tuo database e scegliere il pubblico giusto con Smartconnect 

Con Smartconnect non devi lavorare con file Excel o .csv per segmentare o importare i tuoi contatti: il software è programmato per integrarsi in modo fluido con il tuo gestionale e importare automaticamente tutti i dati dei tuoi ospiti e le loro abitudini di prenotazione. 

In questo modo, all’interno della sezione “Audience”, troverai direttamente i segmenti di clientela più rilevanti a cui il software ti suggerisce di rivolgerti.

Ad esempio, nello screenshot sottostante, puoi vedere come Smartconnect ti suggerisca una Audience specifica per l’offerta del mese di aprile, che comprende tutti gli ospiti che hanno già soggiornato nella tua struttura durante la scorsa primavera.

Come garantire coerenza del template e tono di comunicazione con Smartconnect

Per garantire coerenza visiva e comunicativa delle tue newsletter, Smartconnect ti fornisce un template di base, strutturato per essere chiaro e facilmente leggibile. Questo template viene personalizzato automaticamente con il logo, i colori e le immagini della tua struttura.

Per personalizzarlo ti basta agire nella sezione “Impostazioni”, che vedi nello screenshot qui sotto.

In "Brand", potrai caricare gli elementi visivi, assicurando che ogni email inviata rispecchi l'identità del tuo hotel. Allo stesso modo, nella sezione "Tono di comunicazione", potrai selezionare il tono che desideri utilizzare (formale, informale, amichevole, diretto o selezionato in automatico dal software in base alla comunicazione inviata). Questo tono verrà applicato automaticamente a tutte le newsletter, mantenendo così uno stile di comunicazione uniforme e coerente.

Più in basso, nella sezione “Codici sconto” potrai aggiungere i codici creati nel tuo Booking engine da utilizzare nelle campagne di email marketing. Nello screenshot di esempio puoi vedere, già inserito, il codice sconto PASQUA2025.

Come creare una newsletter per incentivare le prenotazioni di Pasqua con Smartconnect

A questo punto, il software ha tutte le informazioni disponibili per suggerirti una newsletter mirata ad incentivare le prenotazioni per il periodo di Pasqua: ti basterà entrare nella sezione “Newsletter” per trovare i contenuti suggeriti da Smartconnect. 

Nello screenshot di esempio qui sotto, puoi vedere come il software abbia selezionato l’Audience giusta e proposto una comunicazione dedicata alla Pasqua per veicolare il tuo codice sconto del 15% dedicato agli ospiti che in passato hanno già soggiornato da te nello stesso periodo.

Anche in questo caso, come visto per la newsletter di Auguri, potrai liberamente modificare il testo della mail, decidere di inviarla subito o programmarla per l’invio in una diversa data.

Idee per campagne di email marketing da creare con Smartconnect

L'esempio appena visto è solo una delle possibili offerte da inviare ad aprile per stimolare ulteriori prenotazioni.

Ecco tre esempi di newsletter che potresti implementare con Smartconnect, sia sul breve che sul lungo periodo.

1. Offerta con tariffe speciali per soggiorni lunghi, ideale per chi desidera godersi la primavera con calma. Offrendo uno sconto per soggiorni prolungati, puoi attrarre clienti che vogliono trascorrere più tempo nella tua struttura. Un esempio di oggetto per questa promozione potrebbe essere: "Più resti, meno paghi: offerta speciale di aprile".
2. Offerta soggiorno + esperienza, che include attività stagionali come degustazioni di primavera, tour in bicicletta o l’accesso alla spa. Queste offerte aggiungono valore al soggiorno e attraggono clienti che cercano esperienze uniche. Un esempio di oggetto per questa campagna potrebbe essere: "Rilassati e scopri: soggiorno con esperienza inclusa".
3. Offerta "Prenota Prima", che premia i clienti che prenotano il soggiorno estivo con anticipo. Questa promozione aiuta a garantire più prenotazioni dirette. Un esempio di oggetto per questa campagna potrebbe essere: "Prenota l’estate ora e risparmia fino al 20%".

Se anche tu vuoi sfruttare tutte le potenzialità dell’email marketing, ma senza aumentare il tuo carico di lavoro, Smartconnect è la piattaforma che fa al caso tuo. 

Ma non solo: sfruttando tutti i software inclusi nella piattaforma Smartness sarai in grado di implementare una strategia integrata in pochi click.

Dal dynamic pricing al marketing, dall’upselling e cross-selling fino alla comunicazione con gli ospiti e all'analisi di mercato, con Smartness puoi raggiungere ogni tuo obiettivo di crescita, senza sforzo.

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