April ist ein strategisch wichtiger Monat für Beherbergungsbetriebe: Der Frühling hat offiziell begonnen und Reisende suchen nach Ideen, um die ersten Sonnentage zu genießen und Ostern zu feiern.

Was bedeutet das? Jetzt ist der ideale Moment, um mit E-Mail-Marketing neue Direktbuchungen zu generieren und gleichzeitig die Beziehung zu Ihren Gästen zu pflegen.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen deshalb zwei Kommunikationsstrategien, die Ihre Performance zu Ostern und an den Frühlingsfeiertagen verbessern können: werbliche Newsletter mit gezielten Sonderangeboten und informative Newsletter, um den Kontakt zu Ihren Gästen aufrechtzuerhalten und den Weg für Sommerbuchungen zu ebnen.

3 goldene Regeln für erfolgreiche E-Mail-Marketing-Strategien

E-Mail-Marketing ist nicht kompliziert, aber auch nichts, was man einfach improvisieren sollte. Damit Ihre Kommunikation die gewünschte Wirkung erzielt, müssen drei grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Planen Sie Ihre E-Mail-Kampagne zum richtigen Zeitpunkt

Die richtige Nachricht zum richtigen Zeitpunkt zu versenden, entscheidet oft darüber, ob eine E-Mail im Papierkorb landet oder sofort eine Buchung erfolgt.

Möchten Sie zum Beispiel ein Angebot für den Feiertag am 25. April bewerben, sollten Sie den Newsletter mindestens einen Monat im Voraus verschicken. So erreichen Sie potenzielle Gäste genau dann, wenn sie sich nach Ideen umsehen—oder geben denen einen Anstoß, die noch gar nicht an eine Reise gedacht haben.

Dafür ist es wichtig, frühzeitig im Jahr nicht nur Ihre Verkaufsstrategie (Angebote, Pakete usw.) festzulegen, sondern auch einen redaktionellen Kalender aufzustellen, in dem genau definiert ist, wann welche Angebote oder informativen E-Mails verschickt werden.

2. Senden Sie die richtige Nachricht an die richtige Person

Ebenso entscheidend ist es, Ihre Inhalte individuell auf die Empfänger abzustimmen. Das bedeutet nicht nur, die E-Mail in der Sprache des Empfängers zu verfassen, sondern auch sicherzustellen, dass das Angebot wirklich nur die erreicht, die daran interessiert sein könnten.

Um ein Angebot für April-Aufenthalte zu bewerben, könnten Sie gezielt Gäste ansprechen, die bereits in diesem Zeitraum bei Ihnen übernachtet haben—oder jene, die in der Vergangenheit ein Angebot angefragt oder Informationen zu Ihrem Haus erhalten haben.

Dafür ist eine sorgfältige Segmentierung Ihrer Kontakt-Datenbank nötig. Diese kann z.B. erfolgen nach:

• Attributen (Geschlecht, Geburtstag, Reisen mit Familie oder als Paar etc.)
• Loyalität (Gesamtausgaben oder Übernachtungsanzahl, um Ihre treuesten Gäste zu identifizieren)
• Geografie (lokale, nationale oder internationale Reisende)
• Kanal/Markt (bevorzugter Buchungskanal, z.B. Direktbucher, OTA (Online-Buchungsportal), Businesskunden etc.)

3. Konsistenz im Kommunikationsstil

Auch wenn jede E-Mail-Kampagne ein anderes Ziel verfolgen kann, ist es wichtig, ein konsistentes und professionelles Template beizubehalten—der Grundaufbau der E-Mail sollte stets gleich bleiben.

Ein konsistentes Template sorgt dafür, dass Ihre Empfänger Ihre Kommunikation und Marke sofort erkennen. Hier einige Grundsätze:

• Klar definierte Struktur: Verwenden Sie immer dasselbe Layout mit Kopfzeile, Hauptteil und Abschluss. Ein Call-to-Action (z.B. ein Gutschein-Button) sollte klar hervorgehoben sein.
• Einheitlicher Tonfall: Definieren Sie die Tonalität Ihrer Marke (formell, informell etc.) und bleiben Sie konsistent.
• Responsive Design: Ihre E-Mails müssen auf allen Geräten, insbesondere Mobilgeräten, optimal lesbar sein.
• Klarheit und Einfachheit: Vermeiden Sie zu viele Details oder ablenkende Elemente. Konzentrieren Sie sich auf eine Hauptbotschaft.
• Personalisierung: Wenn möglich, personalisieren Sie Ihre E-Mails mit dem Namen des Gastes oder Inhalten, die auf seinen bisherigen Präferenzen basieren.

Sobald diese drei Grundvoraussetzungen erfüllt sind, können Sie mit dem Verfassen und Versenden Ihrer Kampagne starten.

So nutzen Sie Smartconnect für effektives E-Mail-Marketing im April

Ein häufiger Fehler bei der Planung einer E-Mail-Marketing-Kampagne ist, sich ausschließlich auf das Angebot zu konzentrieren und dabei die drei zuvor genannten Bedingungen zu vernachlässigen.

Das Ergebnis? Selbst wenn Ihre Pakete kommerziell attraktiv sind, riskieren Sie, sie durch ungenaue oder schlecht getimte Kommunikation zu “verschwenden”. Alternativ entscheiden sich manche Hoteliers dafür, das E-Mail-Marketing an Dritte auszulagern – was jedoch bedeutet, Budget und wertvolle Zeit für die Koordination von Agenturen oder Mitarbeitern zu opfern.

Wenn Sie Ihr E-Mail-Marketing intern weiterführen möchten, ohne zusätzlichen Aufwand zu haben, ist eine Lösung der Einsatz eines Tools wie Smartconnect.

Damit stellen Sie nicht nur sicher, dass Sie alle drei Bedingungen für effektives E-Mail-Marketing erfüllen, sondern erhalten auch automatisch Vorschläge für die nächsten Newsletter.

So planen Sie E-Mail-Marketing zum richtigen Zeitpunkt mit Smartconnect

Mit Smartconnect wird der Versand von E-Mails zum optimalen Zeitpunkt einfach. Die Software schlägt Ihnen automatisch drei Arten von Newslettern vor, die alle strategisch wichtigen Phasen abdecken, sodass Sie keine Chance verpassen. Hier sind die drei Typen:

Traditionelle Newsletter

Hierzu zählen Mitteilungen wie die Ankündigung der Saisoneröffnung oder Feiertagsgrüße. Zu Ostern schlägt die Software beispielsweise vor, allen Gästen, die bereits bei Ihnen übernachtet haben, einen Ostergruß zu senden.

Sie können entscheiden, ob Sie den Newsletter sofort versenden (oben rechts auf „Jetzt senden“ klicken) oder ihn für ein anderes Datum einplanen („Geplanten Versand“ auswählen).

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, den vorgeschlagenen Newsletter individuell anzupassen (durch Klick auf „Layout bearbeiten“). Zum Beispiel könnten Sie den Text anpassen, um einen Link zu einem Blogartikel einzufügen oder Leser einzuladen, Ihren Instagram-Account zu besuchen und dort Bilder von den Osterfeierlichkeiten oder aktuelle Neuigkeiten aus Ihrem Haus anzusehen.

Dieser einfache, aber bedeutungsvolle Schritt zeigt Aufmerksamkeit und Nähe und hilft, Ihr Hotel in den Köpfen Ihrer Gäste präsent zu halten – besonders gegen Ende April, wenn viele von ihnen beginnen, ihre Sommerurlaube zu planen.

Newsletter zur Eventbewerbung

Die Software informiert Sie automatisch über bevorstehende Veranstaltungen in Ihrer Region und schlägt Ihnen passende Nachrichten vor, die gezielt an interessierte Gäste gesendet werden können.

Newsletter für Zeiten niedriger Auslastung

Wenn Smartconnect mit Smartpricing integriert ist, erkennt es Phasen mit niedriger Auslastung und schlägt Ihnen Newsletter vor, um Buchungen zu fördern, zum Beispiel durch Integration eines zuvor in der Booking Engine erstellten Rabattcodes.

So segmentieren Sie Ihre Datenbank und wählen das richtige Publikum mit Smartconnect

Mit Smartconnect müssen Sie keine Excel-Dateien oder .csv-Listen verwalten, um Ihre Kontakte zu segmentieren oder zu importieren. Die Software ist so konzipiert, dass sie sich nahtlos in Ihr PMS integriert und alle Daten Ihrer Gäste sowie deren Buchungsverhalten automatisch importiert.

Im Bereich „Audience“ finden Sie direkt die wichtigsten Gästesegmente, die die Software Ihnen empfiehlt.

Im folgenden Screenshot sehen Sie zum Beispiel, wie Smartconnect eine spezielle Audience für das April-Angebot vorschlägt – nämlich alle Gäste, die bereits im vergangenen Frühjahr in Ihrem Haus übernachtet haben.

So sorgen Sie mit Smartconnect für konsistent gestaltete E-Mails und einen einheitlichen Ton

Um für visuelle und kommunikative Konsistenz in Ihren Newslettern zu sorgen, stellt Ihnen Smartconnect eine Basisvorlage zur Verfügung, die klar und leicht lesbar aufgebaut ist. Diese Vorlage wird automatisch mit dem Logo, den Farben und den Bildern Ihrer Unterkunft personalisiert.

Um sie anzupassen, müssen Sie lediglich in den Bereich „Einstellungen“ gehen, wie im Screenshot unten zu sehen.

Im Bereich „Marke“ können Sie Ihre visuellen Elemente hochladen und so sicherstellen, dass jede versendete E-Mail die Identität Ihres Hotels widerspiegelt. Ebenso können Sie im Bereich „Ton der Kommunikation“ den gewünschten Tonfall auswählen – formell, informell, freundlich, direkt oder automatisch vom System gewählt, je nach Art der Nachricht. Dieser Ton wird automatisch auf alle Newsletter angewendet und gewährleistet so einen einheitlichen Stil.

Weiter unten im Bereich „Rabattcodes“ können Sie die Rabattcodes hinzufügen, die Sie in Ihrer Booking Engine erstellt haben und die Sie für Ihre E-Mail-Kampagnen verwenden möchten. Im Beispiel-Screenshot sehen Sie den Rabattcode OSTERN2025 bereits eingetragen.

So erstellen Sie mit Smartconnect einen Newsletter, der Buchungen zu Ostern fördert

Jetzt hat die Software alle nötigen Informationen, um Ihnen einen gezielten Newsletter vorzuschlagen, der Buchungen für den Osterzeitraum fördern soll. Sie müssen nur den Bereich „Newsletter“ aufrufen. Dort finden Sie die von Smartconnect vorgeschlagenen Inhalte.

Im Beispiel-Screenshot unten sehen Sie, wie das System die passende Zielgruppe ausgewählt und eine speziell auf Ostern abgestimmte Nachricht vorgeschlagen hat, um Ihren 15%-Rabattcode zu bewerben – gezielt für Gäste, die bereits im gleichen Zeitraum bei Ihnen übernachtet haben.

Auch hier – wie bei der Ostergruß-Nachricht – können Sie den Text frei anpassen und entscheiden, ob Sie die E-Mail sofort versenden oder für ein anderes Datum planen möchten.

Beispiele für E-Mail-Kampagnen, die Sie mit Smartconnect umsetzen können

Das eben gezeigte Beispiel ist nur eines von vielen möglichen Angeboten, die Sie im April versenden können, um weitere Buchungen zu generieren.

Hier drei Beispiele für Newsletter, die Sie mit Smartconnect kurzfristig oder langfristig umsetzen können:

1. Angebot mit Sondertarifen für längere Aufenthalte, ideal für Gäste, die den Frühling in aller Ruhe genießen möchten. Durch Rabatte für längere Aufenthalte ziehen Sie Gäste an, die mehr Zeit in Ihrer Unterkunft verbringen wollen. Ein möglicher Betreff für diese Aktion könnte sein: „Je länger Sie bleiben, desto weniger zahlen Sie: Exklusives April-Angebot“.
2. Angebot Aufenthalt + Erlebnis, das saisonale Aktivitäten wie Frühlingsverkostungen, Fahrradtouren oder Zugang zum Spa beinhaltet. Solche Angebote werten den Aufenthalt auf und sprechen Gäste an, die nach besonderen Erlebnissen suchen. Ein möglicher Betreff für diese Kampagne könnte sein: „Entspannen & entdecken: Aufenthalt inklusive Erlebnis“.
3. Frühbucher-Angebot, das Gäste belohnt, die ihren Sommeraufenthalt frühzeitig buchen. Diese Aktion hilft, mehr Direktbuchungen zu sichern. Ein möglicher Betreff könnte lauten: „Jetzt für den Sommer buchen und bis zu 20 % sparen“.

Wenn auch Sie das volle Potenzial des E-Mail-Marketings nutzen möchten – ohne Ihren Arbeitsaufwand zu erhöhen – ist Smartconnect die ideale Lösung für Sie.

Und das ist noch nicht alles: Mit allen in der Smartness-Plattform enthaltenen Tools können Sie eine integrierte Strategie mit nur wenigen Klicks umsetzen.

Vom Revenue Management über Marketing, Upselling und Cross-Selling bis hin zur Gästekommunikation: Mit Smartness erreichen Sie Ihre Wachstumsziele ganz ohne Mehraufwand.

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