Self-Check-in und Key-Boxen in Italien: Sind sie wirklich illegal?

Self-Check-in hat die Hospitality-Branche revolutioniert, indem es Gästen ermöglicht, sich selbstständig zu registrieren und Zutritt zu Unterkünften zu erhalten – ohne direkten Kontakt mit dem Personal. Besonders Key-Boxen haben diesen Prozess noch praktischer gemacht, insbesondere für die Verwaltung von späten Anreisen.

Die Nachfrage nach solchen kontaktlosen Lösungen ist durch die Pandemie sprunghaft angestiegen, da sie Flexibilität und Komfort bieten. Doch mit einer Mitteilung vom 18. November 2024 hat das italienische Innenministerium klargestellt, dass Self-Check-in und Key-Boxen nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, da sie keine direkte Kontrolle über die Identität der Gäste ermöglichen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was genau das Ministerium dazu sagt und wie andere Länder mit ähnlichen Regelungen umgehen.

Wie verbreitet ist Self-Check-in? Daten zur Nutzung

In den letzten Jahren hat sich Self-Check-in rasant verbreitet. Laut Hotel Tech Report nutzen weltweit über 40 % der Beherbergungsbetriebe automatisierte Check-in-Systeme, insbesondere in der Kurzzeitvermietung und Ferienwohnungsbranche.

Key-Boxen sind bei kleineren Betreibern besonders beliebt, da sie einfache und kostengünstige Lösungen bieten, um den Personalaufwand für die Schlüsselübergabe zu minimieren.

Allerdings sind Self-Check-in-Technologien nicht unumstritten. Schon vor der offiziellen Mitteilung des Ministeriums gab es eine kontroverse Debatte darüber, ob sie sicherheitskritisch sind und Overtourism begünstigen.

Firenze hat beispielsweise entschieden, die Nutzung von Key-Boxen ab 2025 zu verbieten.

Überraschenderweise hat sich auch Airbnb auf die Seite der italienischen Städte gestellt. Während der letzten ANCI-Versammlung in Turin unterstützte das Unternehmen die Bestrebungen für verantwortungsvollere Gastfreundschaft und betonte die Bedeutung des direkten Kontakts mit den Gästen.

Airbnb kündigte gezielte Maßnahmen an, um die illegale Nutzung von Key-Boxen im öffentlichen Raum einzudämmen. Dazu gehören Aufklärungskampagnen und die Zusammenarbeit mit dem eigenen Netzwerk lokaler Co-Hosts.

Was sieht das italienische Gesetz vor? Artikel 109 des TULPS

Die erste gesetzliche Regelung in Italien, die vorschreibt, dass Betreiber von Beherbergungsbetrieben Gästen nur dann Unterkunft gewähren dürfen, wenn sie durch ein gültiges Ausweisdokument identifiziert wurden, stammt aus dem Königlichen Dekret Nr. 773 von 1931. Diese Regelung wurde später durch Artikel 109 des TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza, Konsolidiertes Gesetz über die öffentliche Sicherheit) bestätigt, das auch heute noch in Kraft ist.

Darin heißt es, dass:

• die Regelung alle Betreiber von Hotelbetrieben und anderen Beherbergungsstätten betrifft, einschließlich jener, die Unterkünfte in Zelten oder Wohnwagen bereitstellen, sowie Eigentümer oder Betreiber von Ferienwohnungen und Gästezimmern. Dies umfasst auch nicht konventionelle Unterkünfte – mit Ausnahme von Berghütten, die in einem speziellen Register der Region oder autonomen Provinz erfasst sind.
• Unterkunft nur Personen gewährt werden darf, die einen gültigen Personalausweis oder ein anderes geeignetes Dokument zur Identitätsfeststellung gemäß den geltenden Vorschriften vorlegen können.
• Gästen eine Meldeschein ausgehändigt werden muss, der den Vorgaben des Innenministeriums entspricht. Selbst wenn der Betreiber das Formular ausfüllt, muss es vom Gast persönlich unterschrieben werden.

Bereits aus diesem Gesetzestext wird deutlich, dass es mit der automatisierten Natur von Self-Check-in und Key-Boxen kollidiert, da diese keine direkte Überprüfung der Ausweisdokumente oder persönliche Interaktion vorsehen. Dies kann Beherbergungsbetriebe dem Risiko aussetzen, gegen geltende Vorschriften zu verstoßen.

Was besagt die Mitteilung des Innenministeriums?

Mit der Rundverfügung vom 18. November 2024 (Nr. 38138/2024) hat das italienische Innenministerium ausdrücklich festgelegt, dass Self-Check-in und Key-Boxen nicht mit Artikel 109 des TULPS vereinbar sind, wenn sie ohne eine direkte Identitätskontrolle der Gäste verwendet werden.

Die Mitteilung betont die Pflicht für Betreiber, die Identität ihrer Gäste „de visu“ (persönlich) zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie mit dem vorgelegten Ausweisdokument übereinstimmt.

Als Begründung für diese Klarstellung wurde die Zunahme von Kurzzeitvermietungen genannt, die durch eine Reihe politischer, kultureller und religiöser Großereignisse in Italien begünstigt werde – darunter das Heilige Jahr 2025 (Giubileo 2025) in Rom. Ziel der Maßnahme sei es daher, potenzielle illegale Aktivitäten zu verhindern und die öffentliche Sicherheit zu gewährleisten.

Welche Risiken birgt der Self-Check-in für Beherbergungsbetriebe?

Wie zu erwarten, hat die Mitteilung des Innenministeriums erhebliche Auswirkungen auf den Sektor und zwingt viele Betriebe dazu, ihre Betriebsabläufe zu überdenken.

Es ist wichtig, sich der Risiken bewusst zu sein, die der Einsatz von Self-Check-in ohne entsprechende Maßnahmen sowohl für die Öffentlichkeit als auch für Betreiber selbst mit sich bringt:

• Eingeschränkte Sicherheit
  Ohne eine persönliche Identitätsprüfung wird der Zutritt für nicht identifizierte Personen erleichtert. Dies erhöht das Risiko für kriminelle oder illegale Aktivitäten innerhalb der Unterkunft.
• Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften
  Betriebe, die gegen die gesetzlichen Bestimmungen verstoßen, riskieren hohe Geldstrafen und in schwerwiegenden Fällen sogar den Entzug der Betriebslizenz.
• Rechtliche Haftung
  Sollte es zu Vorfällen oder Missbrauch der Unterkunft kommen, kann das Fehlen einer ordnungsgemäßen Identitätsprüfung den Betreiber rechtlich in Schwierigkeiten bringen.
• Unbefugte Zugänge
  Besonders günstige Key-Box-Systeme sind anfällig für Diebstahl oder Manipulation, was das Risiko unbefugter Zugänge deutlich erhöht.

Wie wird der Self-Check-in in anderen Ländern gehandhabt?

In verschiedenen Ländern ermöglichen fortschrittliche Technologien wie Gesichtserkennung den Einsatz von Self-Check-in-Systemen, während gleichzeitig hohe Sicherheitsstandards gewährleistet werden.

Ein Beispiel hierfür ist Singapur, wo einige Hotels das E-Visitor Authentication (EVA)-System nutzen. Gäste können ihren Reisepass scannen und ihre Identität durch Gesichtserkennung bestätigen. Die Daten werden dann zur Validierung an die Immigration and Checkpoints Authority (ICA) übermittelt.

In den USA bieten einige Hotels mobile Anwendungen an, mit denen Gäste den Check-in remote durchführen können. Dabei wird die Identität durch ein Selfie verifiziert, und anschließend erhalten die Gäste eine digitale Schlüsselkarte, um ihr Zimmer zu betreten.

Auch in Europa wächst die Integration dieser Technologien. Der Grad der Umsetzung variiert jedoch je nach Land. In vielen Regionen setzt sich der Trend zu hybriden Lösungen durch, die sowohl die gesetzlichen Anforderungen erfüllen als auch das Gästeerlebnis verbessern.

Wie könnte der Self-Check-in der Zukunft aussehen?

Wie das Beispiel Singapur zeigt, könnte der Self-Check-in der Zukunft durch künstliche Intelligenz (KI) und biometrische Technologien wie Gesichts- und Iris-Erkennung abgesichert werden.

Fluggesellschaften sind bereits Vorreiter in diesem Bereich: Passagiere von Lufthansa und Austrian Airlines können Sicherheitskontrollen, Lounge-Zugänge und Boardingprozesse mit biometrischer Identifikation durchlaufen – ganz ohne Vorlage physischer Dokumente.

Auch der internationale Flughafen Zayed in Abu Dhabi plant eine "Smart Travel"-Initiative. Bis 2025 soll in allen Sicherheitskontrollpunkten biometrische Authentifizierung und künstliche Intelligenz zum Einsatz kommen. Das System wird mit den Datenbanken der Behörden der Vereinigten Arabischen Emirate verknüpft, um Reisende automatisch zu identifizieren.