Der OTB-Index: Was ist er, warum ist er wichtig und warum sollten Sie ihn kennen?

Nach den von Unsicherheit und Unvorhersehbarkeit geprägten Jahren 2020 und 2021 scheint sich die Lage endlich zu normalisieren.

Im ersten Halbjahr 2022 verzeichneten die Beherbergungsbetriebe in Italien deutliche Verbesserungen – sowohl beim Umsatz als auch bei der Auslastung.

Auch die Booking Window (der Zeitraum zwischen Buchung und Anreise) zeigt eine positive Entwicklung und verlängert sich allmählich wieder.

Seit einigen Monaten beobachten wir einen deutlichen Trend: Immer mehr Gäste buchen mit größerem Vorlauf, anstatt kurzfristige Buchungen zu bevorzugen.

Das ist ein klares Zeichen dafür, dass das Vertrauen in das Reisen zurückkehrt und sich die Buchungsgewohnheiten dem Vor-Pandemie-Niveau annähern.

In dieser Situation ist es entscheidend, die Performance Ihrer Unterkunft zu überwachen, um den Umsatz zu maximieren und möglichst viele der vergangenen Umsatzausfälle wieder auszugleichen.

Dazu sollten Sie einige zentrale Revenue-Management-Faktoren berücksichtigen, wie wir sie bereits in unserem Artikel „Perfekte Preise: Die 5 wichtigsten Kennzahlen, um mehr Zimmer zu höheren Preisen zu verkaufen“ beschrieben haben.

Neben diesen Kennzahlen gewinnt ein weiterer wichtiger Indikator zunehmend an Bedeutung: der OTB-Index (On the Books).

Mit diesem Wert können Sie die zukünftige Performance Ihrer Unterkunft einschätzen.

Aber was genau ist der OTB-Index – und warum ist er so wichtig?

Was bedeutet OTB?

Der OTB-Index (Business On The Books) ist eine prognosebasierte Kennzahl, die sich auf zukünftige Buchungen in einer Unterkunft bezieht (also ab dem aktuellen Tag oder den darauffolgenden).

Kurz gesagt zeigt der OTB-Index die derzeitige Belegung sowie den erwarteten Umsatz unter Berücksichtigung aller bereits eingegangenen Reservierungen – auch solcher, die noch storniert werden könnten.

Während der Pandemie hat der OTB-Index vorübergehend an Bedeutung verloren, da Gäste sehr kurzfristig gebucht haben – oft sogar last-minute oder last-second. Dadurch war es kaum möglich, eine langfristige kommerzielle Strategie zu entwickeln.

Nun, da sich die Situation weitgehend normalisiert hat, gewinnt der OTB-Index wieder an Bedeutung.

Warum sollten Sie ihn in Ihre Revenue-Management-Strategie integrieren?

Drei Gründe, warum der OTB-Index für Sie wichtig ist

Der OTB-Index sollte für jeden Hotelier ein zentrales Steuerungsinstrument sein – vor allem, wenn Sie vermeiden möchten, Ihre Zimmer zu Dumpingpreisen zu verkaufen und dadurch erhebliche Umsatzverluste zu erleiden.

Hier sind drei Wege, wie der OTB-Index Ihnen helfen kann, die Performance Ihrer Unterkunft besser zu verstehen und Ihre Einnahmen zu optimieren:

Belegung und Booking Pace

Einer der effektivsten Wege, den OTB-Index zu nutzen, besteht darin, ihn täglich zu überwachen.

So können Sie nicht nur Ihre Auslastung und den Umsatz analysieren, sondern auch die Booking Pace – also die Geschwindigkeit, mit der sich die Nachfrage für ein bestimmtes Datum in einem bestimmten Zeitraum entwickelt.

Beispiel:
Angenommen, heute ist der 5. Juni 2022, und Ihre Unterkunft hat für den 25. Juni eine 45%ige Belegung.

Um zu beurteilen, ob dieser Wert zufriedenstellend ist, sollten Sie ihn mit anderen Kennzahlen vergleichen:

• Ihr ursprünglich gesetztes Ziel für diesen Zeitraum (Forecast oder Prognose).
• Die Performance der Vorjahre.

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Belegung am 5. Juni 2021 für den 25. Juni 40% betrug, dann wäre das ein gutes Zeichen, dass Ihre Unterkunft in diesem Jahr besser abschneidet.

Es lohnt sich jedoch, die Daten weiter zu analysieren – denn externe Faktoren wie öffentliche Veranstaltungen, Wetterbedingungen oder Reisebeschränkungen könnten die Zahlen beeinflusst haben.

Wenn Sie hingegen sehen, dass die Belegung am 5. Juni 2021 bereits 47% betrug, dann wissen Sie, dass Sie noch 2% hinter Ihrem Vorjahresniveau zurückliegen.

Achtung: Damit der Vergleich aussagekräftig ist, müssen Sie immer den gleichen Wochentag des Vorjahres heranziehen.

Das bedeutet:
Wenn heute Mittwoch, der 15. Juni 2022, ist, dann sollten Sie zum Vergleich Mittwoch, den 16. Juni 2021, heranziehen.

Preise und Belegung analysieren

Durch das kontinuierliche Monitoring des OTB-Index können Sie herausfinden, ob Ihre aktuelle Preisstrategie optimal ist oder ob Anpassungen nötig sind, um die Belegung und den Umsatz zu optimieren.

Angenommen, heute ist der 5. Juni 2022:

Wenn Ihre Unterkunft bereits an allen Wochenenden bis Ende September ausgebucht ist, bedeutet das höchstwahrscheinlich, dass Sie Ihre Zimmer zu günstig verkauft haben – und dadurch mehrere hundert Euro Umsatz verloren haben.

Warum?

Zum Beispiel:
Wenn Sie mit einer festen Preisliste arbeiten, bleiben Ihre Preise immer gleich – unabhängig von der Marktnachfrage.

Das bedeutet, dass Ihr Umsatz gedeckelt bleibt, weil sich Ihre Preise nicht dynamisch anpassen, wenn die Nachfrage steigt.

Nehmen wir als Beispiel den 15. August (ein klassischer Reisetag mit hoher Nachfrage):

Je näher dieser Termin rückt, desto mehr steigt die Nachfrage – und die Preise sollten entsprechend angepasst werden.

Dank des OTB-Index können Sie die Preise in Abhängigkeit von der Nachfrage erhöhen und so Ihren Umsatz maximieren.

So steigern Sie nicht nur die Auslastung, sondern auch den Gesamtumsatz Ihrer Unterkunft.

Ganzheitlicher Marktüberblick

In Zeiten globaler Unsicherheiten – von Pandemien über wirtschaftliche Krisen bis hin zu geopolitischen Ereignissen – ist es nicht mehr ausreichend, sich allein auf historische Daten zu stützen.

Vergleiche mit den Vorjahren sind nur noch bedingt aussagekräftig.

Denn:
Der Reisemarkt ist dynamischer denn je, und auch das Buchungsverhalten der Gäste verändert sich stetig.

Deshalb ist es entscheidend, aktuelle Markttrends in Ihre Strategie einzubeziehen.

Hier kommt die künstliche Intelligenz von Smartpricing ins Spiel:

Sie analysiert und verknüpft interne und externe Daten Ihrer Unterkunft in Echtzeit, sodass Sie Ihre Strategie jederzeit anpassen und optimieren können.

So überwachen Sie den OTB-Index mit Smartpricing

Der Umgang mit all diesen Daten kann zeitaufwendig sein – besonders in geschäftigen Zeiten wie der Hochsaison.

Deshalb ist es heute wichtiger denn je, auf automatisierte Tools zu setzen, die Ihnen die Arbeit abnehmen und:

• Fehlerquellen minimieren,
• keine Ausfallzeiten durch Urlaubs- oder stressige Arbeitstage haben,
• enorme Datenmengen in Sekundenschnelle analysieren,
• Strategien in Echtzeit anpassen können.

Dank der Business Intelligence von Smartpricing können Sie die Performance Ihrer Unterkunft umfassend analysieren – einschließlich des On-The-Books-Index (OTB).

Im Bereich „Dashboard“ erhalten Sie einen detaillierten Vergleich zwischen Ihren aktuellen und vergangenen Buchungsdaten.

Dieses Feature ermöglicht es Ihnen, sowohl die gesamte Unterkunft als auch einzelne Zimmertypen zu analysieren.

Mit dynamischen Filtern können Sie zwischen Aufenthaltsdatum und Buchungserstellungsdatum unterscheiden, um die relevantesten Daten gezielt auszuwerten.

Dadurch erhalten Sie einen präzisen Überblick über:

• Umsatz- und Auslastungsentwicklung,
• Durchschnittspreis pro Nacht (ADR),
• RevPAR (Revenue per Available Room).

Durch die Nutzung dieser Kennzahlen können Sie Ihre Preisstrategie gezielt optimieren und jede Buchungsphase bestmöglich steuern.