Wenn Sie eine Unterkunft betreiben, darin arbeiten oder überlegen, sich als Property Manager selbstständig zu machen, stehen Sie möglicherweise vor einer wichtigen Entscheidung: Brauche ich eine Property-Management-Software (PMS)? Sollte ich das System ersetzen, das ich aktuell nutze?

Diese Entscheidung sollten Sie nicht unterschätzen, denn sie kann den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens maßgeblich beeinflussen. Ein modernes PMS (Property Management System) erleichtert nicht nur die tägliche Verwaltung, sondern optimiert zahlreiche Prozesse – von der Gästekommunikation bis hin zum Finanzmanagement – und trägt so zur Effizienz und Rentabilität Ihrer Unterkunft bei.

Daher stellt sich die entscheidende Frage: "Wie finde ich das beste PMS für meine Unterkunft?"

Angesichts der großen Auswahl auf dem Markt kann es schwierig sein, die richtige Entscheidung zu treffen.

Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir Marco Vincenzi, Mitgründer von Ciaobooking, gebeten, uns einen Einblick in ein modernes PMS zu geben und wertvolle Tipps zu teilen, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Grundlagen: Cloud-PMS oder lokale Lösung? Einfaches System oder All-in-One-Software?

Um diese Frage zu beantworten, möchte ich eine besonders interessante Statistik hervorheben, die vom Travel Innovation Observatory des Politecnico di Milano auf der letzten TTG vorgestellt wurde: Heute ist der Online-Vertrieb der führende Umsatzkanal in der Hospitality-Branche und macht 56 % der gesamten Transaktionen sowohl im Hotel- als auch im Ferienwohnungssektor aus.

Von diesem Gesamtvolumen entfallen 38 % auf Direktbuchungen, also auf Reservierungen, die über die Website des Betreibers vorgenommen werden. Vor der Pandemie lag dieser Anteil noch bei 23 %.

Das zeigt zweierlei: Viele Hoteliers haben erkannt, dass eine strukturierte Online-Präsenz unerlässlich ist, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Gleichzeitig bedeutet es aber auch, dass ein erheblicher Anteil der Buchungen immer noch über OTAs und Zwischenhändler abgewickelt wird – und unglaubliche 44 % der Transaktionen nach wie vor offline über traditionelle Kanäle erfolgen.

Wir sehen das täglich: Viele Betriebe arbeiten noch ohne PMS oder nutzen veraltete Systeme. Und wir sehen auch, welche Auswirkungen es hat, wenn sie zu einem modernen, cloudbasierten All-in-One-PMS wechseln.

Was ist das Ergebnis?

Aus unserer Erfahrung wissen wir: Die Marge kann sich um bis zu 50 % verbessern.

Denn ein cloudbasiertes All-in-One-PMS ermöglicht es Ihnen, jeden Aspekt Ihrer Unterkunft strategisch zu verwalten – mit nichts weiter als einer Internetverbindung. Dazu gehören unter anderem: die Verwaltung gesetzlicher Anforderungen, Buchhaltung und Rechnungsstellung, eine leistungsstarke Booking Engine für volle Kontrolle über Direktbuchungen, ein Channel Manager für optimierte OTA-Distribution und detaillierte Analysen und Berichte zur Umsatzoptimierung.

Dieses System vereinfacht nicht nur die täglichen Abläufe, sondern ist auch gezielt darauf ausgerichtet, den Umsatz zu steigern. Beispielsweise können Sie Preise festlegen und sofort in Ihrer Booking Engine anwenden, Offline-Angebote über die Angebotsfunktion erstellen und schließlich differenzierte Aufschläge für die Weitergabe an OTAs definieren.

Durch eine bessere Steuerung der Vertriebskanäle können Sie nicht nur die durchschnittliche Belegung optimieren, sondern auch Ihre Umsätze gezielt steigern.

Kann ein leistungsstarkes PMS auch bei der Reduzierung von OTA-Provisionen helfen?

Ja, definitiv – denn es ermöglicht Ihnen, OTAs wirklich strategisch zu managen, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen.

So könnten Sie beispielsweise Buchungsplattformen priorisieren, die Ihnen bessere Konditionen bieten oder Kanäle bevorzugen, die Gäste mit längeren Aufenthalten anziehen.

Zudem bedeutet ein leistungsstarkes Booking Engine auf Ihrer eigenen Website, dass Sie nicht zwangsläufig auf die größte OTA-Plattform setzen müssen. Wenn Sie Ihre Buchungskanäle gezielt analysieren und steuern können, arbeiten Sie nicht aus Notwendigkeit mit OTAs zusammen, sondern wählen die Plattformen, die für Ihre Unterkunft am sinnvollsten sind.

Ein Beispiel: Wenn Sie eine Ferienwohnung verwalten, kann es für Sie lukrativer sein, einen Kanal wie Expedia zu priorisieren, da dieser eine Auszahlung auf Nettobasis anbietet und in der Regel längere Buchungen generiert.

Gerade für Ferienunterkünfte fallen die höchsten Fixkosten am Anfang und Ende eines Aufenthalts an. Wenn Sie es schaffen, statt nur 1 oder 2 Nächten eine 5-Nächte-Buchung zu generieren, verteilen sich diese Fixkosten auf eine längere Aufenthaltsdauer – was zu einer besseren Rentabilität führt.

Welche Anzeichen deuten darauf hin, dass ein PMS veraltet ist und ersetzt werden sollte?

Das offensichtlichste Zeichen ist, wenn Ihr PMS nicht cloudbasiert ist und nicht effizient über mobile Geräte verwaltet werden kann. Doch es gibt mindestens drei weitere Warnsignale:

1. Fehlender Fokus auf Vertrieb: Wenn Ihr PMS lediglich grundlegende operative Abläufe in Ihrer Unterkunft verwaltet, aber keine vertriebsorientierten Funktionen wie ein Angebotsmodul, einen leistungsstarken Channel Manager oder eine optimierte Booking Engine bietet, behindert es das Wachstum Ihres Geschäfts. Diese Tools sind essenziell, um sowohl Direktbuchungen zu fördern als auch die Abhängigkeit von OTAs zu reduzieren.
2. Mangelnde Automatisierung: Ein modernes PMS sollte Verwaltungsaufgaben automatisieren—von der gesetzlichen Meldepflicht bis hin zur Gästekommunikation. Wenn Ihr aktuelles System das nicht kann, führt das zu einem massiven Wettbewerbsnachteil. Die Branche entwickelt sich derzeit von Automatisierung hin zu künstlicher Intelligenz (KI). Wer nicht schon heute Prozesse optimiert, wird es künftig schwer haben, mitzuhalten.
3. Geschlossenes System ohne API-Schnittstellen: Falls Ihr PMS keine API-Schnittstellen unterstützt, kann es nicht mit externen Technologien kommunizieren. Dadurch sind Ihre Möglichkeiten zur Innovation und Prozessoptimierung stark eingeschränkt, was Sie im Markt langfristig ins Hintertreffen bringt.

Trifft eines oder mehrere dieser Merkmale auf Ihr PMS zu, ist es dringend ratsam, über eine Alternative nachzudenken.

Welche Fragen sollte man sich stellen, um das beste PMS für die eigene Unterkunft zu finden?

Die entscheidende Frage—unabhängig von der Art der Unterkunft—lautet: „Wie viel ist meine Zeit wert?“

Dies ist der zentrale Punkt. Ein PMS sollte Ihnen zeitaufwendige, repetitive Aufgaben abnehmen—beispielsweise das Versenden von Buchungsbestätigungen oder das manuelle Synchronisieren von Preisen. So können Sie sich auf wertschöpfende Tätigkeiten wie Gästebetreuung, Datenanalyse und strategisches Revenue Management konzentrieren.

Welche Funktionen sind für verschiedene Unterkunftstypen unverzichtbar?

Um diese Frage zu beantworten, betrachten wir einige praktische Anwendungsfälle:

Für B&Bs und kleinere Betriebe ist die wichtigste Funktion die automatisierte Verwaltung behördlicher Anforderungen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern und behördlichen Sanktionen.

Für Property Manager ist die Vereinfachung komplexer Abläufe entscheidend. Da oft mehrere Objekte gleichzeitig verwaltet werden, muss ein PMS eine zentrale Steuerung ermöglichen—von der Administration über die Instandhaltung bis hin zur Reinigung.

Für Hotels ist es unerlässlich, dass das PMS die Unabhängigkeit von OTAs fördert, Kosten kontrolliert und die gesamte Verwaltung sowie Buchhaltung vereinfacht. Eine wichtige Funktion ist hier beispielsweise die vollständige Integration des Debitorenmanagements, um Finanzprozesse effizienter zu gestalten.

Wie können Sie im Voraus feststellen, ob ein PMS wirklich zu den Anforderungen Ihrer Unterkunft passt?

Das wichtigste Kriterium bei der Auswahl eines PMS ist Benutzerfreundlichkeit—es sollte auch für Einsteiger leicht verständlich sein. Gleichzeitig muss es alle wesentlichen Funktionen bieten, um mit Ihrem Unternehmen zu wachsen.

Es ist ein Fehler zu denken, dass die beste Technologie zwangsläufig komplex sein muss. Tatsächlich zeichnet sich die beste Technologie dadurch aus, dass sie sich flexibel an Ihre Anforderungen anpasst—von einfachen Grundfunktionen bis hin zu fortschrittlichen Tools, die Sie nach Bedarf hinzuschalten können.

Wie lange dauert es, bis sich die ersten Vorteile eines PMS bemerkbar machen?

Wenn man 100 % als das maximale Potenzial eines All-in-One-PMS betrachtet, sind 50 % der Vorteile sofort spürbar, ohne großen Aufwand, einfach weil Sie feststellen, wie viele tägliche Aufgaben sofort vereinfacht werden.

Zum Beispiel sind die Automatisierungen, die wir zuvor als unverzichtbar für kleinere Unterkünfte beschrieben haben, bereits während der Implementierung des Systems erkennbar.

Natürlich sind für langfristige Vorteile Schulungen, strategisches Lernen und die konsequente Anwendung der Technologie unerlässlich.

Daher ist Transparenz seitens des Anbieters entscheidend: Kein PMS wirkt Wunder von allein, und selbst künstliche Intelligenz kann Menschen nicht vollständig ersetzen. Sie müssen lernen, mit der Technologie zu arbeiten, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Zusammengefasst: Welche Schritte sollte ein Gastgeber bei der Auswahl eines PMS durchlaufen?

Zunächst einmal sollten Sie bereit sein, Veränderungen anzunehmen. Es ist heute ohne ein modernes PMS mit den entsprechenden Funktionen äußerst schwierig, ein langfristig rentables Geschäft zu führen.

Zweitens sollten Sie sich auf die Funktionen konzentrieren, die Ihnen am meisten Zeit sparen und sicherstellen, dass die Technologie Ihnen hilft, mehr und einfacher zu verkaufen.

Wie Marco Vincenzi betont: "In vielen Fällen ist das größte Hindernis für die Einführung eines modernen PMS nicht die Technologie selbst, sondern die Widerstände gegen Veränderungen."

Wir haben eine praktische Checkliste mit 25 Fragen erstellt, die Ihnen hilft einzuschätzen, ob Ihre aktuelle Hotelsoftware noch zeitgemäß ist – oder ob es an der Zeit ist, sie zu aktualisieren oder zu ersetzen.